A pályázatírás egy több szakaszból álló folyamat, egy olyan tevékenység, amely precizitást és nagy odafigyelést igényel. Ugyanakkor egy adott pályázati anyagon belül is rengeteg előírásnak kell megfelelni, és még a megfelelően összeállított anyag esetén sem biztos, hogy a pályázó elnyeri a támogatást. A pályázati konstrukciók sokfélék, és érthető, hogy a vissza nem térítendő támogatások a legnépszerűbbek.
Hogyan álljunk neki a pályázatírásnak?
A pályázatírás egy olyan tevékenység, amely precizitást és nagy odafigyelést igényel, és egy pályázatíró megbízásával egy cég rengeteg időt és pénzt takaríthat meg. A pályázati dokumentum összeállítását mindig alapos tervezés előzi meg. Ez általában előre meghatározott szakaszok elvégzését jelenti: elemzést, együttműködést a téma szakértőivel, a pályázat megírását, és a dokumentumok összeállítását.
Elemzési szakasz
A pályázat megjelenését követően nagyon fontos alaposan áttekinteni a pályázati feltételeket, azért hogy meggyőződjünk arról, hogy érdemes-e az ajánlat megtételére időt/energiát szánni. Roppant bosszantó, ha csak a későbbiekben derül ki, hogy az adott cég például nem rendelkezik a kiírás által meghatározott képesítésekkel. Az elemzési szakasz feladata megbizonyosodni arról, hogy a pályázó készen áll-e az ajánlattételre, nevezetesen a szabályzatok, eljárások, akkreditációk, egyéb szükséges dokumentumok benyújtására, és nem utolsó sorban a pénzügyi információk összevetését is magába foglalja.
Együttműködés a téma szakértőivel
Az együttműködés több célt szolgál. Egyrészt a pályázatíró a téma szakértőitől a kérdések megválaszolásához szükséges információkat (pl. műszaki információt) tudja összegyűjteni, másrészt a korábbi ajánlatok szerkesztését és áttekintését jelenti. Az információ gyűjtés alapvető célja a nyerő ajánlat összeállítása, amelyre számos technika alkalmas.
Például:
- Telefonos interjúk
- Szakértő által megjelölt tartalmak áttekintése
A pályázatírás menete gyakran igazodik a szakértővel való konzultációhoz, ezért előfordul, hogy a lépések nem a felsorolt sorrendben követik egymást.
A pályázat megírása
Miután minden kérdés tisztázódott, és az összes kérdéshez megvan a válasz, kezdődik a tényleges szövegírás. Általában egy adott dokumentumnak három tervezete illetve készültségi foka van, az első változat szinte egy nyersanyag, amely folyamatosan bővül. A második és főképp a harmadik tervezet az, amely a végső dokumentumhoz a leginkább hasonlatos formailag és tartalmilag egyaránt.
Amennyiben a pályázatírást egy team végzi, akkor általában egy naprakész nyilvántartás is készül: részletezi az adott kérdések felelősét, illetve az adott szakasz aktuális készültségét.
Összeállítás és benyújtás szakasza
Miután rendelkezésre áll az összes válasz a pályázatban szereplő kérdésekre, elérkeztünk az utolsó szakaszhoz – a dokumentumok összegyűjtéséhez és összeállításához – a végső ajánlat benyújtására. Az összeállítás apró lépésekből áll, magában foglalja az összes dokumentum – eljárás, szabályzat, akkreditáció, egyéb alátámasztó dokumentum – mellékletekbe történő csatolását, valamint azok helyes számozását. A pályázati adatlap elektronikus kitöltését (szerkesztést, benyújtást, véglegesítést) a kiíró által meghatározott dátum-óra-percig lehet megtenni. Azonban az esetlegesen fellépő bármilyen probléma miatt ajánlott a határidő előtt legalább 24 órával korábban megtenni.
+1: Hiánypótlás szakasza
A benyújtott kérelem elbírálási szakaszában kerül sor az (esetleges) hiánypótlások benyújtására.